如何召开有效的会议

如何召开有效的会议
    融智顾问

会议是一项管理活动，从计划、命令、控制、协调、执行及实施等过程中，均所需要的有效手段。会议上的沟通对于官理者与部属间、同事间的了解、信赖、共识与成果，有极大的助益。俗话说：「三个臭皮匠，胜过一个诸葛亮」就是有效能的会议，充分发挥统合的力量。然而，无效率的会议常适得其反。议而不能决，决而不能行，形成浪费、内耗，成为管理的重要缺失之一。

一、什么样的会议才算富有实效？

如何使会议富于实效?在寻找这个问题的答案之前，先了解什么样的会议才算富于实效。严格说来，目前公认符合以下三种要求的会议才算富于实效：

(1)目标能被实现--会议既然是一种用以发挥特定功能，或更确切地说，用以实现特定目标的手段，因此评测会议是否具实效，其首要的标准便是审视开会之前为会议所设定的目标有实现的价值。

(2)目标能在最短时间内被实现--这个要求本身颇具争论性。有些人认为开会过程中的讨论甚至争议，是一种必然的事情，因此对这些人来说，尽管是冗长的讨论或争辩，也不可能被视为违背"在最短时间内实现目标"的要求。但是另一些人则认为，会议中的讨论或争辩并无实质的意义可言，因此对这些人来说，就算短暂的讨论或争辩，也可能被认为浪费时间。但不管怎样，绝大多数人都同意：越能在短时间内实现会议目标越好。

(3)与会者对会议感到满意--所谓满意，并不意味与会者对会议的主题或决议感到高兴。例如当会议的主题在于探讨裁减，与会者对这样的会议一定不会感到高兴。但若能设法令与会者了解裁员的理由，并令他们有机会发表意见或提出实施办法，这种作法多少会使他们感到满意。所以想使与会者对会议感到满意，则应提供机会让他们尽量吐露心声，并参与讨论。

以上三个要求中，(2)与(3)在相当大的范围内是相互冲突的。这是因为若想使与会者感到满意，就不能不花时间讨论，但是若想在短时间内实现目标，就必须剥夺与会者自由讨论的机会。

总之，真正富于实效的会议所应具备的条件是：在与会者均感满意的情况下，以最短时间实现会议目标。要使会议全部符合这些要求实在不容易，但这些要求至少应成为会议主持人及与会者共同努力的方向。

二、不切实效的会议有何危害？

富于实效的会议，可以帮助我们发挥"提供信息、收集信息、解决问题、宣传政策、培育训练"等功能。这显然是有益的，尽管其效益大小很难衡量。而不富实效的会议，将有三大危害：

(1)会议目标无法实现。会议是以目标的实现为导向，一旦目标无法实现，那么为会议投入的一切时间、精力及金钱将全部"泡汤"。

(2)会议所承担的机会成本相当可观。所谓机会成本，即指投入于会议的时间、精力及金钱改变使用途径所能产生的效益。时间、精力及金钱本来可以充作多种用途。倘若不将它们投入于徒劳无功的会议，而将它们导入其它途径，则可能因而获得某些效益。这些可能获得的效益，就是召开会议所必须承担的代价。尽管会议的机会成本难以衡量，但可从一场会议花销，对它作初步的估计。

(3)与会者对会议感到不满。与会者若对某一次会议感到不满，则其反应将可能是这样的："会议的主持人原来是这样无能!""以后再由同一个主持人所召开的会议，将拒绝参加!""会议、会议、会而不议、议而不决、决而不行、行而无效!"这些消极的反应可能降低士气，甚至导致员工缺勤率或流动率提高。

三、为什么会议没有实效？

导致会议失效的因素极多，有的存在于开会之前，有的发生于会议进行中，有的则出现于开完会之后。现将诸因素罗列如下：

(1)会议前：

Ø  欠缺目标。

Ø  目标不明确。

Ø  欠缺议程。

Ø  与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。

Ø  会议时间不当。

Ø  开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。

Ø  开会通知内容欠周详。

Ø  会议地点不当。

Ø  会议场地设备欠佳。

Ø  与会者无准备而来。

Ø  未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。

Ø  会议不能准时开始。

Ø  会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。

Ø  向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。

(2)会议中：

Ø  外界干扰太多。

Ø  与会者发言离题。

Ø  主持不能很好的控制会议气氛。

Ø  让没有必要留在会场的人员留在会场。

Ø  犹豫不决。

Ø  资料不充足，却贸然决策。

Ø  少数人垄断会议。

Ø  与会者之间交头接耳。

Ø  与会者不表明真正感受或意见。

Ø  与会者之间争论。

Ø  与会者与主持争论。

Ø  视听器材发生故障。

Ø  与会者欠缺热心。

Ø  会议超出预定时间。

Ø  主持未能总结会议成果。

(3)会议后：

Ø  欠缺会议记录。

Ø  不能对决议事项进行追踪。

Ø  不能对会议成败得失进行检讨。

Ø  不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。

Ø  与会者对会议感到不满。

由此可见，会议召开的三大阶段中均会存在不同的问题，只要尽力避免，对于召开一个有效的会议不为难事。

对于咨询团队，我们的项目成员会经常作为会议主持召开各种会议，在此对于作为会议主持人如何把握结束要点强调一下：在所有的议题讨论完毕时，或是在预定的会议终止时间来临时，主持应适时地结束会议。主持在结束会议的时候最忌讳的是采取这一类方式："时间差不多了，如果诸位再没有其它问题，我们就此打住。……好!散会。"以这类方式结束会议含有两种缺陷：

(1)倘若与会者临时再提出问题，则可能会耽搁时间而使会议无法按原定的时间结束。

(2)主持的说词给人的印象只是：他已机械式地完成了一件份内的事，而这件事对他来说好象并不重要。与会者因为有了这个印象，所以他们在离开会场之际，并不觉得这场会议有什么收获。

为了避免以上两种缺陷，主持应该在结束会议之前的几分钟，为整场会议作总结。在任何一场会议里，令与会者印象最深刻的，便是会议结束前几分钟所听到的话语。因此，主持应该善用这几分钟。主持的总结最好能够涵盖下列四项：

(1)复述这次会议的目标。

(2)总结这次会议所取得的成果。

(3)多谢与会者参与(或在适当场合下，感谢他们的贡献或关注)。

(4)必要的时候，宣布下一次会议的目标、时间及地点。

在上列总结性的陈述之后，与会者在离开会场之际，才会真正领受到成就感或贡献感。

会议结束后，主持的工作仍未结束。主持仍有四件事要办：

(1)评估刚刚结束的会议，以作为改进未来会议的参考。主持在每一次会议结束后，都应该花几分钟时间，针对会议是否具实效而作自我评估。但是为了避免受主观意识所蒙蔽，主持可以偶而用其它方式，让与会者评估会议的成败。尽管主持本人、与会者单独评估可能均含某一程度偏见，但两方面的综合评估则颇为中肯。因此，我们希望经常有机会充当会议主持的人，找个机会为自己所主持的会议作上述三方面的综合评估。

(2)责成有关人员整理会议记录。会议记录至少能够发挥三种功能：a、充作征信工具；b、充作会议中决议事项追踪依据；c、充作组织内部沟通信息的文件。为了令会议记录能充分地发挥上述的功能，他应该在会议结束后24小时之内--或至迟到48小时之内，整理妥善并送有关人员。会议记录如能在这样的时限内送出，将可产生三种好处：a、假如会议记录在内容上有商榷余地，则可即时改正，因为与会者在这个时候对会议经过仍然记忆犹新。b、会议中如有后续的工作有待与会者办理，则会议记录可以发挥提醒及跟催作用。C、既然会议记录能够在一两天之内送达有关人员手中，主持可以借此让只需要知道会议结果的那些人免于参加会议。

(3)主持应适时追踪会议中决议事项的执行状况，以免"决而不行、行而无效"。